Скрытые расходы при открытии кофейни: шесть статей, которые забывают

Открытие кофейни связано со множеством скрытых расходов, которые часто упускают из виду новички. Первая категория — бумажная, и она же чаще всего откладывается на потом.

Сюда входят лицензии и разрешения: на торговлю, на использование музыки, на вывеску. Рядом стоят проверки: СЭС, пожарная инспекция, Роспотребнадзор, причём расход возникает не от самой проверки, а от доработок по её итогам. Для общепита обязательны договоры на вывоз мусора, дезинфекцию, дератизацию.

Отдельный пункт — выбор налоговой системы или патента. Ошибка здесь не выглядит расходом в момент регистрации, но увеличивает налоги на всём горизонте работы.

Вторая категория инженерная. Помещение, которое выглядит готовым, обычно не рассчитано на нагрузку кофейни.

Кофемашины и духовки требуют 380 В, а значит, нужна дополнительная мощность электросети. Второй пункт — водоподготовка: без фильтров оборудование быстро выходит из строя, и экономия на фильтре оплачивается ремонтом кофемашины. Третий — вентиляция и кондиционирование, без которых на кухне становится невыносимо жарко.

Все три пункта объединяет одно свойство: они делаются либо на этапе проекта, либо потом со вскрытием отделки. Как подбирается сама система водоподготовки, разобрано в материале о фильтрации воды, а требования к помещению по инженерии собраны в статье о проектировании.

Третья категория выглядит очевидной ровно до момента, когда её пропускают. Точка не может открыться без товара, и товар нужно закупить до первого рабочего дня.

Это кофе, молоко, сиропы, выпечка. Рядом идут расходники: стаканы, крышки, салфетки, моющие средства. Если в планах доставка, добавляется упаковка.

У этой статьи есть неприятная особенность. Часть закупленного скоропортящегося товара до открытия успевает испортиться, особенно если дата запуска сдвигается, а сдвигается она почти всегда. Забывают про запасы из-за фокуса на оборудовании: техника дорогая и заметная, а молоко и стаканы кажутся мелочью до первого пересчёта. Как выстроить закупки и учёт остатков, разобрано в материале о складском учёте, а выбор поставщиков разбирает статья о поставщиках кофейни.

Четвёртая категория касается людей. Даже опытному бариста нужно время на адаптацию к конкретному оборудованию, зерну, меню.

Вторая часть этой статьи — тестовые смены, то есть пробные запуски до открытия. Они стоят денег: продукт расходуется, люди получают оплату, выручки ещё нет. Зато именно на них выясняется, что линия собрана неудобно, а заказ собирается вдвое дольше расчётного.

Третья часть относится к закупкам. Без опыта работы с поставщиками легко переплачивать за ингредиенты, и в этом случае оплата грамотного менеджера закупок возвращается разницей в закупочных ценах. Экономия по принципу «бариста сам разберётся» выглядит небольшой, а последствие у неё прямое: плохой кофе в первые недели отпугивает тех самых гостей, ради которых работал маркетинг. Порядок подготовки смены описан в материале об обучении бариста, а способ проверить результат показан в практикуме как проверить работу бариста.

Пятая категория финансируется по остаточному принципу чаще остальных. Продвижение начинается до дня открытия, а бюджет на него закладывается после.

В эту статью входят разработка бренда с логотипом и фирменным стилем, продвижение в соцсетях с контентом и таргетированной рекламой, запуск акций, флаеры, сотрудничество с локальными блогерами.

Рассуждение «сначала откроемся, потом клиенты придут» проверяется просто. Первые недели без рекламы будут убыточными, и приходятся они на период, когда денег меньше всего: вложения сделаны, аренда идёт, выручки нет. Как собирается фирменный стиль, разобрано в материале о брендбуке, структуру плана продвижения даёт статья о маркетинговом плане, а каналы и бюджеты разобраны в материале о digital-маркетинге.

Шестая категория отличается от остальных тем, что её нельзя расписать по пунктам заранее. Расписать можно только её размер.

Наполняется она тремя типами событий. Ремонт оборудования, причём ломается и новое. Доплаты подрядчикам, если ремонт затягивается. Изменения в законодательстве вроде новых требований к маркировке. Забывают про эту статью из-за оптимистичного расчёта: бюджет сводят без запаса, потому что каждый отдельный пункт сметы кажется посчитанным точно.

Кроме резерва помогают ещё две вещи. Консультации с теми, кто уже открывал кофейни: чужой опыт закрывает те пункты, о существовании которых иначе узнают по факту. И подробная смета, где перечислены все статьи, включая мелкие.

Учтённые заранее, эти расходы перестают быть скрытыми, и запуск проходит без кассовых разрывов. Полный порядок действий при открытии собран в материале как открыть кофейню, а ошибки, которые повторяются на запуске чаще прочих, собраны в разборе ошибок при открытии.