Финмодель кофейни: как считать P&L и не обмануть себя

Финансовая модель — это не табличка «расходы минус доходы», а инструмент проверки решения до первого вложенного рубля.

P&L (Profit & Loss, «прибыли и убытки») — таблица, которая показывает, сколько заработали, сколько потратили и сколько осталось. Составляется помесячно, сводится за год. Налоговой этот отчёт не сдают: он нужен владельцу для управления.

Без P&L владелец не знает своего реального фудкоста, не видит, съедает ли аренда прибыль, окупается ли маркетинг, растёт или падает маржа. Кофейня может показывать выручку 1,2 млн ₽ в месяц и при этом работать в минус, если расходы составляют 1,25 млн, и без P&L владелец этого не увидит.

По данным Контур.Фокус, 65% кофеен закрываются в первые полтора года, и в подавляющем большинстве случаев причина одна: владелец не считал.

Главная ошибка — прогнозировать от желания: «хочу 1,5 млн в месяц». Считать нужно от трафика и конверсии.

Формула дневной выручки: трафик в час × часы работы × конверсия × средний чек. Для кофе-бара у метро это выглядит так: 400 человек в час × 12 часов × 2,5% × 380 ₽ = 45 600 ₽ в день, или 1 368 000 ₽ в месяц.

Трафик — количество людей, проходящих мимо входа за час. Считается вручную: 3–5 замеров в разные дни и время. Данные из 2ГИС для этого не годятся, нужен собственный подсчёт.

Конверсия — процент прохожих, которые зайдут. Для уличных кофеен 2–3%, для точек в ТЦ 3–5%, для кофеен в жилых комплексах 1–2% от жителей. Больше 3% без доказательств закладывать не стоит.

Средний чек зависит от формата: кофе с собой 250–350 ₽, кофе-бар с посадкой 350–500 ₽, спешелти 500–700 ₽. Закладывается консервативно: рост чека приходит с лояльной базой, а не в первый месяц. Как эта база собирается, разобрано в материале о повышении лояльности гостей.

Как считать трафик на месте и что проверять в локации до подписания договора, подробно разобрано в материале о запуске кофейни.

Расходы кофейни делятся на две группы, и понимание этого разделения критично для модели.

Постоянные не зависят от выручки: аренда, окладная часть ФОТ, коммунальные, бухгалтерия, ПО, амортизация. Даже при нуле гостей эти расходы остаются. Переменные растут вместе с выручкой: себестоимость продуктов, расходники, эквайринг 1,5–2,5% от безнала, бонусная часть ФОТ.

Фудкост: нормы и как считать

Фудкост — доля себестоимости продуктов в выручке. Для кофейни он значительно ниже ресторанного за счёт наценки на кофе.

Формула простая: себестоимость всех проданных продуктов за период делится на выручку за тот же период. Норма для кофейни без кухни — 12–18%, с мини-кухней — 18–25%.

Типичная ошибка — считать фудкост только по рецептурам и забыть про списания. Просроченное молоко, испорченные десерты, пролитый при обучении кофе увеличивают реальный фудкост на 2–5%, поэтому списания закладываются в модель отдельной строкой.

Кофе-бар 35 м², 12 посадочных мест, город-миллионник, шестой месяц работы, то есть выход на плановые показатели.

Двадцать процентов чистой прибыли — хороший результат для кофе-бара при индустриальной норме 15–25%. Если модель показывает меньше 12%, пересматривают аренду, ФОТ или формат. Если больше 30%, расчёты стоит перепроверить: скорее всего, что-то забыто. Как этот учёт ставится на работающем объекте, разобрано в материале об организации финансового учёта.

Точка безубыточности — минимальная выручка, при которой кофейня покрывает все расходы и выходит в ноль.

Формула: постоянные расходы делятся на разницу между единицей и долей переменных расходов. Для разобранного примера постоянные складываются из аренды 200 тыс, окладной части ФОТ 300 тыс, коммунальных 25 тыс, маркетинга 40 тыс и прочего 35 тыс, всего 600 000 ₽. Переменные дают 26%: фудкост 15%, списания 2,5%, эквайринг 2%, расходники 2,5%, бонусная часть ФОТ около 4%.

Считается так: 600 000 ÷ (1 − 0,26) = 600 000 ÷ 0,74 = 810 810 ₽ в месяц, или 27 027 ₽ в день. При среднем чеке 380 ₽ это 71 чек в день.

Если прогноз трафика и конверсии не дотягивает до 71 чека, экономика не сходится. Дальше есть три пути: искать локацию с более высоким трафиком, снижать аренду или пересматривать формат. Понять это нужно до подписания договора, а не через полгода убытков.

Инвестор смотрит на пессимистичный сценарий. Если при 40% заполняемости убыток составляет всего 53 тыс ₽ в месяц, модель устойчивая: подушка безопасности на полгода покроет дефицит. Если при тех же 40% убыток доходит до 300 тыс ₽, модель хрупкая, и любой сбой убьёт бизнес: ремонт дороги, конкурент рядом, сезонный спад.

Каждая из них искажает картину на сотни тысяч рублей и видна только тогда, когда деньги уже вложены.

Завышенный трафик. «Тут же метро рядом, будет 500 человек в час». В реальности трафик у конкретного входа может быть 150 человек в час: метро большое, а ваш вход в тупике. Считать нужно самому, на месте, в будни и выходные.

Забытые списания. Молоко портится, десерты не продаются, бариста проливает. От 2 до 5% выручки — это 24–60 тыс ₽ в месяц для кофейни с выручкой 1,2 млн. Незаложенные, они делают P&L неверным на эту сумму каждый месяц.

ФОТ без налогов. Бариста получает 55 тыс ₽ на руки, но стоимость для бизнеса составляет 70–75 тыс с учётом НДФЛ и страховых взносов либо налога за самозанятого. В модель закладывается полная стоимость.

Плановая выручка с первого месяца. Первый месяц даёт 30–50% от плана, второй 50–70%, третий 70–90%. На план кофейня выходит к 4–6 месяцу. Заложенная с первого дня плановая выручка означает, что подушка безопасности кончится раньше, чем стабилизируется трафик.

Одна цифра вместо трёх сценариев. «Будет 80 чеков в день», и ни слова о том, что произойдёт при пятидесяти. Три сценария занимают десять минут и спасают от иллюзий.

Финмодель показывает три числа, без которых запускаться нельзя: точку безубыточности, долю аренды в выручке и чистую прибыль при пессимистичном сценарии. Если хотя бы одно не сходится, меняют локацию, формат или бюджет. Когда точка вышла на план и встал вопрос второй, порядок действий разобран в материале о масштабировании в сеть.