Чек-лист открытия кофейни: 80 пунктов для запуска

С этого начинается вся стройка. Ошибка с формой собственности или кодами ОКВЭД на этапе регистрации переделывается дорого, а физическое лицо вести кофейню не может, поэтому нужно минимум ИП.

• Выбрана форма собственности. ИП — для кофейни без крепкого алкоголя, ООО — если планируются алкоголь, партнёры или инвесторы
• Зарегистрирован ИП или ООО. Через Госуслуги или МФЦ, срок 3–5 рабочих дней, пошлина 800 ₽ для ИП
• Указаны правильные ОКВЭД. 56.10.1 — рестораны, кафе, кофейни; 47.25.2 — продажа кофе в зёрнах навынос
• Выбран налоговый режим. С 2026 года — УСН 6% или патент для микроточек, УСН 15% для общепита отменяется
• Открыт расчётный счёт. Обязателен для ООО, для ИП сильно упрощает работу с эквайрингом и поставщиками
• Подключены эквайринг и онлайн-касса. Требование 54-ФЗ. Касса от 20 тыс ₽, подключение оператора данных — от 3 тыс ₽ в год
• Решён вопрос с бухгалтерией. Онлайн-сервис от 5 тыс ₽ в месяц или штатный бухгалтер от 40 тыс ₽
• Зарегистрирована торговая марка. Необязательно, но защищает от копирования. Пошлина от 33 тыс ₽, оформление 8–12 месяцев

Помещение задаёт 70% экономики проекта. Идеальная концепция не спасёт, если по СанПиН здесь нельзя открыть общепит или не хватает электричества на оборудование.

• Помещение соответствует назначению. Разрешённое использование в выписке ЕГРН — общественное питание
• Есть отдельный вход и запасной выход. Требование СанПиН и пожарной безопасности, критично в жилых домах
• Мощности электричества хватает. Для кофейни 50 м² минимум 25–35 кВт, технические условия проверяются до подписания
• Подведена холодная и горячая вода. Отдельные подводки к моечным и кофемашине, давление минимум 2 атмосферы
• Есть канализация в рабочей зоне. Стоки от трёх моечных ванн, кофемашины и посудомойки
• Вентиляция автономна от зала. СанПиН требует отдельную вентиляцию производственной зоны от гостевой
• Договор аренды подписан с правом общепита. Прописывается прямо, иначе собственник сможет расторгнуть
• Согласована вывеска и навигация. Паспорт фасада через профильный департамент, срок 30 дней
• Ремонт завершён с подписанными актами. Акты на скрытые работы и гарантии подрядчиков — в отдельной папке
• Проведена уборка после ремонта. Клининг два-три раза до запуска с проверкой на скрытые дефекты

Как считать площадь по зонам и не переплатить за лишние метры — в материале «Сколько метров нужно кафе и ресторану».

Самая частая причина штрафов и приостановок работы. Все четырнадцать пунктов обязательны до первого гостя.

• Уведомление Роспотребнадзора о начале деятельности. Через Госуслуги за один рабочий день
• Договор на вывоз ТБО. С региональным оператором, 3–8 тыс ₽ в месяц для небольшой кофейни
• Договор на вывоз пищевых отходов. Отдельно от ТБО, обязателен для общепита
• Договор на дезинсекцию и дератизацию. От 2–4 тыс ₽ в месяц, журнал выездов ведётся на объекте
• Договор на стирку спецодежды. Альтернатива — прачечная в штате или одноразовые фартуки с учётом
• Договор на медосмотры персонала. С медицинской организацией: первичный и ежегодный для каждого сотрудника
• Договор на обслуживание вентиляции. Раз в год очистка от жира с ведением журнала
• Договор на утилизацию люминесцентных ламп. Если используются, выдаётся акт утилизации
• Оформлен уголок потребителя. Свидетельство регистрации, закон о защите прав потребителей, адрес Роспотребнадзора, книга отзывов
• Получено заключение пожарной инспекции. Проверяются сигнализация, система пожаротушения, эвакуационные выходы
• Настроена программа производственного контроля. Обязательный документ по СанПиН 2.3/2.4.3590-20 с графиком мероприятий
• Заведены санитарные журналы. Учёт температурного режима, дезинфекции и здоровья персонала — 7–10 журналов
• Договор с РАО на использование музыки. При фоновой музыке, около 5–12 тыс ₽ в месяц
• Лицензия на алкоголь, если применимо. Только для ООО, пошлина 65 тыс ₽ в год. Пиво и сидр — без лицензии, но с ЕГАИС

Юридический статус книги отзывов и правила её оформления разобраны отдельно в материале «Регистрация книги отзывов».

Минимум для кофейни формата спешелти с посадкой на 20–25 мест.

• Кофемашина профессиональная. Двухгруппная для потока от 100 чашек в день
• Кофемолки, минимум две: под эспрессо и под фильтр, 20–25% от цены кофемашины. На них экономить нельзя
• Водоподготовка: фильтр и смягчитель. Без неё кофемашина выходит из строя за 3–6 месяцев
• Холодильники с термометрами. Минимум два: для молочки и для десертов, термометр виден при проверке
• Барная посуда и инструменты. Темперы, питчеры, холдеры, ножи, цифровые весы
• Посуда для гостей. Чашки под капучино, эспрессо и латте, стаканы, тарелки с запасом 30% от пикового потока
• Моечные ванны, минимум три секции. Требование СанПиН: раздельно для посуды, инвентаря и рук
• Посудомоечная машина. При потоке от 80 чашек в день обязательна
• Печь или витрина для выпечки. Конвекционная печь при собственном производстве, тёплая витрина при готовой продукции
• POS-терминал с ПО для общепита. Подключён, протестирован, синхронизирован с онлайн-кассой
• Резервные и расходные материалы. Запас термобумаги, стаканчиков и крышек на две недели работы
• Все приборы прошли тестовый запуск. За два-три дня до открытия: включение, калибровка, проверка температур

Подробный разбор выбора — в статье «Как выбрать оборудование для кофейни».

Меню работает с первого дня, а не устаканивается в процессе. Каждая позиция — с протестированной техкартой, посчитанным фудкостом и обученным исполнением.

• Финальное меню утверждено. 15–25 позиций для спешелти-кофейни с завтраком, 8–12 — для формата навынос
• Техкарты на каждую позицию. Точные граммовки, время приготовления, фотография подачи, подпись шефа или управляющего
• Фудкост по каждой позиции посчитан. Норма по меню 25–32%, выше 35% — пересматривать себестоимость или цену
• Заключены договоры с поставщиками. Основной и резервный на ключевые позиции: кофе и молоко
• Первые поставки сделаны. Запас на 7–10 дней, приходные накладные с сертификатами
• Меню протестировано. Тестовая смена за 3–5 дней до открытия: проверка времени приготовления и качества
• Меню напечатано и оформлено. Ламинированные карты и QR-меню, цены синхронизированы с POS-системой
• Готовы сезонные предложения. Одна-две фирменные позиции, которые становятся лицом места

Методика расчёта фудкоста по позициям — в материале «Расчёт себестоимости блюд и напитков».

Красивый интерьер и хороший кофе не спасут, если в первый день бариста путается в рецептах, а менеджер не знает, как делать инвентаризацию.

• Штатное расписание составлено. Для кофейни с посадкой: управляющий, 3–4 бариста, повар или помощник
• Все сотрудники трудоустроены. Трудовые договоры, уведомления в ФНС и СФР в течение суток после найма
• Медицинские книжки у всех. Обязательны по закону, подлинность проверяется через Роспотребнадзор
• Проведён первичный медосмотр. Перед допуском к работе, повторные — ежегодно
• Бариста обучены работе с оборудованием. Минимум три дня на вашей конкретной машине и помоле
• Бариста знают меню и цены наизусть. Проверяется перед запуском: любая позиция — цена и состав без подсказки
• Прописаны стандарты сервиса. Приветствие, принятие заказа, прощание — три-пять фиксированных ритуалов
• График смен составлен на две недели вперёд. С учётом пиковых часов, подмен и праздничных дней
• Система мотивации прозрачная. Фикс плюс процент от выручки или KPI, каждый знает, от чего зависит доход
• Униформа выдана и согласована. Минимум два комплекта на человека и бейджи с именем

Кофейня, про которую никто не знает, закрывается в первые полгода. Маркетинг начинается за 3–4 недели до открытия, чтобы в первый день был трафик, а не тишина.

• Название, логотип и фирменный стиль. Готовый брендбук: цвета, шрифты, правила использования
• Карточка на Яндекс Бизнес создана. Критично для локального трафика: фото, график, телефон, категории
• Карточка на 2ГИС заполнена. Второй по важности источник локального поиска
• Аккаунты в соцсетях запущены. Минимум Telegram-канал и сообщество ВКонтакте, первые публикации за три недели
• Сайт или лендинг готов. Минимум: меню, адрес, телефон, график, форма бронирования
• Проведена фотосессия заведения и меню. 50–80 снимков для карточек, соцсетей и сайта
• План запуска готов. День для друзей, тихое открытие и публичный запуск — по датам
• Запущена локальная реклама. Контекст по геолокации, таргет в соцсетях, флаеры у входа
• Программа лояльности работает. Интегрирована в POS с первого дня
• Приглашены локальные лидеры мнений. Пять-десять человек на тихое открытие за день до публичного

Распределение бюджета по каналам — в маркетинговом плане кофейни.

В первые 7–14 дней кофейня отлаживает процессы в боевом режиме. Контролировать в этот период нужно качество продукта и сервиса, а не выручку.

• День для друзей и семьи проведён. За два-три дня до публичного открытия, бесплатно, с обратной связью
• Тихое открытие. Первые 5–7 дней без громкой рекламы: отладка процессов при непиковой нагрузке
• Управляющий на объекте ежедневно. Первые две недели полный день: контроль качества и обратная связь от гостей
• Ежедневный разбор смены. Пятнадцать-двадцать минут: что работало, что нет, что поправить завтра
• Инвентаризация в конце первой недели. Сверка остатков с продажами, поиск расхождений, корректировка закупок
• Настроен сбор отзывов. Карты, справочники и соцсети, реакция на все отзывы
• Первые финансовые показатели отслежены. Средний чек, число чеков в день, фактический фудкост в сравнении с планом

Каждый пропущенный пункт — это не только риск жалоб гостей, но и конкретная сумма по КоАП.

Действующему заведению для регулярной самопроверки подходит отдельный чек-лист аудита ресторана на 50 пунктов.